外贸卖家商务信函的书写需要注意些什么？-ESG跨境

对外贸易商业书信的写作重点有那些？

对外贸易商业书信的写作并不需要应用华丽美好的词句。你所要做的就是，用简单质朴的语言，精确地表达自己的意思，让对方能很了解地了解你想说的话。环绕此点，总结了几个方面的内容，希望对撰写商务信函有所参考。

*口语化。

每次书信的往来，都是你和收件人之间的一种沟通。人类是感性的，所以你需要在你的信件中体现出感性的一面。但是许多人都有这样一种误会，以为商业信函的写作应当带有一种特别的“商业腔”，因此，将一封本该充斥热忱友爱的信件写得死板、毫无朝气。它们更爱好写Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。事实上我们只是简单地去懂得，每一次书信往来不就是和对方谈一谈吗？只是把谈话内容写在纸上而已。更多地应用一些简单明了的句子，用我/我们作主语，这会使我们的书信读起来热忱、友善，就像两个小伙伴间的交谈那样简单、自然、人性化。

想像一下，如果你因为不能按时交货而给你的合伙人打电话，你会怎么想？你可以说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。你在电话里这么说了，为什么要将“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？改为信件？抛开这所谓的“业务腔”，你的信件也要像谈话一样简单、自然、人性化。

*语气强调。

因为你写的书信都是有目标的，你信中所应用的语气语调也要符合你的意图。不妨在写这封信之前细心想一想，你写这封信是为了到达什么目标，你希望对收信人有什么影响？它是报歉的、说服的、坚定的、请求的。用书信中的语气语调，完整可以表达出来。

*真挚。

无论是在生计中还是在商业上，真挚是更关键和更基本的，所以你的信函也要能充足体现你的诚意。不管怎么，你都要用你的真挚来说话。拿起一封写好的信看一遍，确保如果这个时候对方正在打电话给你，他必定能感到到你的自然和真挚。

*直截了当

就像你一样，你的合伙人每天都要浏览大批的信件文件。因此，书信必需写得简练，简短，切题。若内容不符合要求或对信件的目标无益，请毫不留情地废弃。这类内容，不但不能使交流更顺畅，反而会混杂视听，不但不能引起读者的兴致，反而会激怒和反感。

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