如何筹备一场线下的海外展会？需要做哪些准备？-ESG跨境

信任每一个品牌商对于展会都不生疏，有些做的比拟好的大企业会有专门的负责人来兼顾展会。但是很多初创型公司根本都是一人身兼数职。所以，即便是加入展会，也可能是其他岗位上调派过来临时上岗负责的。那么这个时候就有必要懂得一下如何去准备一场线下展会了。

首先，我们须要懂得一下展会的定义以及展会的类型。

展会的定义

百度百科给出的定义是为了展现产品和技巧、拓展渠道、增进出售、流传品牌而进行的一种宣扬运动。笔者想对此进行弥补一下。 依照展会的类型去划分的话，有一些展会就是纯洁的交易会，还有促销会，并不是以宣扬为目标或者核心，不是一种宣扬运动，而是一种交易运动。

所以笔者这里想把定义弥补为以下： 展会指为了给商家供给展现产品和技巧，拓展渠道，增进出售，流传品牌而进行的一种营销运动。（有宣扬，有出售。宣扬的最终目标也还是为了出售。）

知道了以上定义，我们须要懂得展会的类型有哪些。一般情形下，国内的展会都是直接跟主办方进行沟通接洽的，相比较较便捷。而国外的展会一般都是跟代理商去沟通，直接跟主办方沟通的不多，但也会涉及。由于距离跟语言的差别，那么海外的展会相对来说在准备进程中就要比国内展会庞杂。今天，我们就来懂得一下，海外的展会类型有哪些，应当如何准备。

海外展会类型，从范围上划分大致可以概括为以下三种：

1. 国际性大展会，时长较久：例如：美国CES展，德国慕尼黑High-end音响展，香港春季电子展，巴塞罗那世界移动通讯大会MWC等等。这种展会一般会分为光地，72平， 36平，24平，还有尺度摊位18平以及9平。当然，特殊大的展会也会有更大面积的光地摊位。

2. 区域性质小展会：比如：乌克兰CEE Spring, 俄罗斯花费电子展等。此类型的展会，因为范围比拟小，一般只针对当地参展商，此时，多以尺度摊位为主，光地较少，也不会有特大面积的摊位。

3. 小型路演：根本每个国度都会有路演运动。路演不是在路边摆摊的意思。而是一场以出售为目标的，以小摊位情势的将各参展商集合起来的小型运动。路演一般针对代理商比拟多，重要以售卖为主，摊位一般较小，大部分是标配桌子，摊位。

不管是多大范围的展会，我们首先要明白企业加入当前展会的目标。为了宣布新品，为了保持品牌形象，为了结识更多的渠道商等。

展会的流程一般分为：笔者依据展会的流程，将展会分为3个部分：展前，展中和展后。

01、展前

展前又分为以下几个部分：

前期准备：我们可以将一场展会作为一个项目来跑。有兼顾展会的负责人，但是一场完全的展会也须要其他部门的协助，所以就会设计到项目其他成员的沟通和分工。因此，我们须要先做一个项目清单。

此份项目清单要包括：项目阶段，项目名称，项目内容，完成时光，负责人，备注。

除了项目清单，我们还须要预备：

展会项目启动会议：肯定参展，以及展会见积，展会地位，展会主题，主推产品，参展人员等。

费用预算：包含：展位费，搭建费，交通和食宿费，签证费，其他需采购费用（一般海外展会都须要租赁wifi上网装备）；

展会主题：肯定主推产品，肯定展会的主题相当于肯定此次展会的目标，例如，是否有重要推的新品，可以借机做新品宣布；是否有主推的新技巧？可以借机炒起噱头等；

搭建计划肯定：依据公司的产品以及对展会的请求，预算以及展馆的平面图，展会的地位，可以接洽几家不同的展会搭建公司出设计计划，然后分离让他们报价，最终几家修正比拟之后肯定搭建计划；

签证：一般签证要提前预备，港澳的展会要提前预备通行证和签注；

P. S：很多海外的展会是可以申请展会补助的。必定要注意展前跟主办方沟通好，有些资料是在展前的时候就要保留好的。

设计相干：邀请函设计，背景墙设计，易拉宝设计，价钱牌设计，产品宣扬手册（产品目录折页等 ），其他一切有关设计的都可以归为这一类，且注意时光相应要早点预备，有些可能涉及物料的设计的须要提前支配制造。

其次是展品相干：包含，参展产品申请，检测，物料预备，打包运输等。建议可以带一些U盘提前拷贝好相干资料，展会现场遇到比拟优质的客户可以赠送，客户回去直接可以拿到须要相干信息。

多啰嗦一句，参展产品要有参展产品清单，物料要有物料清单！

项目相干：指的是展会准备项目进度须要召开项目进展会议以确保每个事项都是依照筹划进行的，以放有疏漏或者意外，需提前预备。

邀请函相干：加入展会，出售人员须要邀约客户，市场人员须要邀约媒体到场，此时就须要发邀请函，一般海外展会更好都宣布3次，展会前一个半月或者两个月的时候一次，展会前一个月一次，临到展会跟前一个星期再宣布一次。有些较远的客户须要提前预备签证支配时光等，所以须要提前发，但有些近的可能到跟前的时候忘却了或者有些临时调剂了时光，所以须要再次提示。另外，官网及社交媒体也要同步宣布邀请函及展会相干信息。

市场考核：去一次海外展会劳民伤财距离遥远，坐一次飞机不容易，你如果只是去加入个展会就有点亏了。可以趁加入展会的时候将当地及周边市场考核一下，去到当地渠道懂得的信息要比网上来得更真实。定好自己考核的时光筹划，提前支配交通住宿等会比拟廉价。

布展：展前最后一步就是到了临开展前这一两天的布展时光。必定记得要提前去催搭建商搭建进度！提前催搭建商搭建进度！提前催搭建商搭建进度！主要的事情说三遍。你会发明同一个搭建商在同一场展会可能会有20个展位要搭建，如果你不催进度，他们就优先去别的地位搭建，你的展位可能就只分配几个人干活磨蹭！到最后会在匆急忙忙中仓皇收工，搭建后果可想而知，并且也会涌现很多毛病和细节问题。所以，必定要有人跟着搭建商！

必定要记得提前核查所需物料及新品开发的节奏，有些物料不足且制造交期较长的须要提前计划；主要的新品更好在展会的时候全体都能在现场，哪怕只有1-2个样品；客户信息登记的本子必定要有。

02、展中

最庞杂的部分其实是在展前，最忙的部分是在展中。到了开展的时候你会发明有时候你连吃饭的时光都没有。展会现场很多人，但是去国外参展的企业一般不会去很多人，这样现场可以招待客户以及其他事项处置的人就非常少，根本都是轮流上厕所，轮流吃饭的。人少了甚至连吃饭都顾不得。所以，必定要提前筹划好，客户招待，媒体招待更好都错开时光，不要都撞了。另外，除了这些，还要有后勤，当然一般都是其他人招待客户的时候你负责后勤，你招待客户的时候其他人负责后勤，后勤一般都是整顿展品，端茶倒水，主办方对接这些；

另外就是现场实时素材！切记，你加入这场展会不只是去到现场就完了，还要应用一切机遇拍照，拍视频，用于后期的宣扬素材！另外，展中的时候要支配专人进行展中帖子报道。可以是国内的其他同事。

这里温馨提醒一下：现场你会招待很多客户，也会搜集到很多名片，必定要记得交流完名片之后更好能马上加个SNS好友，然后拍张合照，加完好友将2人合照以及名片发给对方先介绍一下自己。要不然，你招待那么多客户可能会弄混，而那些逛展的，见的人更多，可能一转眼他就把你忘却了。所以必定要记得留个证明到时候可以提醒一下，也不至于后期接洽的时候对不上号就为难了。

另外，更好在招待客户之后遇到的问题马上随手记在本子上或者手机记一下，展会停止后可以总结反馈。

03、展后

展后几点主要的就是 撤展， 展后新闻宣布，展品核对归还；客户资料整顿，媒体资料整顿，展会总结。

记得加入展会的目标不只是给到现场的人去展现品牌的产品，更重要的是给那些没有到现场的观众看，此次展会多么胜利，品牌多么受欢迎，XXX产品备受好评等等，要拍摄比拟好的照片和视频用来展会之后发新闻给那些没有加入展会的人看，让他们加深对品牌方的懂得，同时也是为了再营销的一个话题。

切记客户资料整顿是重中之重。客户资料就是你此次加入展会的收获，会马上或者后续给你带来出售额的，必定要优先整顿。但必定不要马上就发邮件。原因是，你撤展回来国内了，不代表客户就必定回到了，你回来参展很累休息一下，客户也须要休息一下。你马上发了邮件别人也没时光看，反而可能会沉到下面容易被疏忽。更好是在展会停止一个星期左右的时光去接洽，这样不至于太早，也不至于太晚忘却。

媒体资料整顿：对于市场人员来说，媒体就是此次展会的收获。将展会现场接触到的媒体全体整顿出来，切记在自己的展后新闻素材预备好之后开端接洽媒体。跟对方打召唤的接洽顺便让媒体帮忙转载新闻，以增长品牌的曝光度。

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